El Plan de Empresa y sus Fases

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A la hora de desarrollar un Plan de Empresa debemos ponernos en cada una de las situaciones en que nos encontraremos en el futuro. Para ello es necesario que pensemos no sólo en la situación inicial, sino en cómo prevemos que evolucionará la misma.

Algunas personas consideran que esto es soñar, que nadie es capaz de adivinar qué va a ocurrir, puesto que de otra forma los fracasos empresariales serían inexistentes. En parte es cierto, pero la dificultad no puede acarrear que dejemos de lado esta tarea de previsión.

Para acercar, lo más posible, la planificación a la realidad disponemos de diferentes metodologías, algunas muy complejas.

Hoy nos centramos en las fases que lo componen. Aunque aparezcan como áreas separadas, no significa que debamos pensarlas y tratarlas de manera independiente. Antes bien, el proceso de redacción de tu Plan de Empresa es una especie de espiral en las que las decisiones en una fase determinada, implican cambios en las otras, es decir, todas las fases están interconectadas.

Lo que sí que quiero que tengáis claro es que un Plan de empresa para un emprendedor es una herramienta clave de gestión.

Fase 1: Productos/Servicios

Esta fase conlleva el conocimiento claro y profundo de los diferentes productos y/o servicios de la empresa, así como aspectos relativos a los siguientes puntos:

  • Características técnicas
  • Proceso de fabricación o de prestación del servicio
  • Personal necesario en los procesos
  • Necesidades que satisface de la clientela. Ventajas diferenciales
  • Aprovisionamiento
  • Estimación del posible precio de venta de los distintos productos/servicios
  • Estimación del precio de coste de los distintos productos/servicios
  • Rentabilidad que se obtiene: margen bruto

Fase 2: Mercado

En una segunda fase, hemos de situar nuestros productos/servicios en su mercado y entorno, analizando cuál es su potencial y decidiendo qué parte de este potencial sería objetivo de nuestra empresa.

  • Estudio del sector dónde vamos a actuar
  • Ámbito geográfico de nuestro mercado
  • Análisis de la competencia
  • Segmento específico del mercado al que nos dirigimos
  • Hábitos de compra de la clientela
  • Hábitos de consumo
  • Estacionalidad de la venta
  • Estimación de la cifra de ventas en unidades físicas y monetarias, dividida mensualmente durante el primer año y total anual para los dos siguientes
  • Estimación del margen bruto

Fase 3: Necesidades de Inversión

En una tercera fase, analizamos los bienes que van a ser necesarios para alcanzar los objetivos de ventas y el margen bruto propuesto en la fase anterior. En unos casos habrá que adquirirlos y en otros alquilarlos.

  • Instalaciones técnicas, edificios, maquinaria, útiles, herramientas, elementos de transporte, mobiliario, equipos informáticos, etc.
  • Existencias iniciales de productos, materias primas, envases, etc. en cada caso.
  • Dinero efectivo inicial para hacer frente a los primeros gastos
  • Suma total de las necesidades de inversión

Fase 4: Financiación de la Inversión

Posteriormente, estudiamos las diferentes fuentes de financiación posibles para hacer frente a las necesidades iniciales de inversión. Algo que a día de hoy, resulta complicado

  • Aportación inicial de cada una de las personas que componen el equipo promotor
  • Préstamos posibles que se puedan obtener
  • Financiación, en su caso, en arrendamiento financiero (leasing)
  • Créditos de las empresas proveedoras y acreedoras
  • Otras fuentes de financiación: Crowdfunding, capital riesgo, etc.

Fase 5: Comunicación

Cuando hemos decidido qué productos/servicios ofertar y a qué mercado dirigirnos, es imprescindible analizar y desarrollar las posibles formas de comunicación para decidir cuál o cuáles podemos considerar óptimas.

  • Red comercial: Red propia, comisionistas
  • Análisis de las diversas formas de publicidad y elección, en cada caso, del medio
  • Campañas de promoción
  • Canales de distribución
  • Merchandising e imagen del punto de venta
  • Coste de la comunicación

Fase 6: Recursos Humanos

Las personas que componen la empresa son las que harán posible el cumplimiento de objetivos y, por lo tanto, resulta necesario detallar:

  • Organigrama de la empresa
  • Análisis y descripción de los puestos de trabajo
  • Profesiogramas
  • Funciones y tareas a desarrollar
  • Reclutamiento y selección
  • Motivación del personal y su coste
  • Estilos de dirección
  • Sistemas de comunicación entre personas
  • Planificación de plantilla
  • Política salarial
  • Elección de los tipos de contratos específicos para cada puesto
  • Coste de personal

Fase 7: Otros costes de estructura y beneficio de la empresa

Resulta necesario analizar que costes (arrendamientos, financieros, etc.) son necesarios y realizar el cálculo del resultado final.

  • Arrendamientos
  • Costes financieros
  • Amortizaciones
  • Teléfono, agua, luz..
  • Servicios profesionales
  • Transporte de la venta
  • Material de oficina, limpieza y otros costes no descritos y que se consideran necesarios
  • Estimación del beneficio
  • Cálculo de la rentabilidad
  • Comparación de la rentabilidad prevista con la rentabilidad media que se obtiene en el sector

Fase 8: Estructura Jurídica de la Empresa

Es necesario valorar las diferentes estructuras jurídicas que el proyecto puede adoptar (empresa individual, sociedad mercantil o de economía social) y elegir cuál es la que más conviene. Para ello se debe tener en cuenta cuestiones como:

  • Análisis de las responsabilidades individuales que se derivan de cada estructura jurídica
  • Análisis de las implicaciones que tiene sobre la imagen de la empresa
  • Análisis del coste final (Impuesto de sociedades, Impuesto de la renta de las personas físicas …)
  • Decisión sobre la forma jurídica.
  • Trámites de puesta en marcha necesarios

Fase 9: Presupuesto de Tesorería

Se trata, en esta fase, de presupuestar las necesidades de tesorería para analizar la liquidez de la empresa.

  • Periodo de cobro de las ventas
  • Periodo de pago a las empresas proveedoras
  • Cuotas a pagar por los préstamos
  • Pago de las inversiones
  • Pago de los costes
  • Nivel mínimo necesario de tesorería

Fase 10: Estimación del patrimonio empresarial al final de cada periodo económico

Se trata de calcular el patrimonio de la empresa en el horizonte temporal contemplado.

  • Análisis de la inversión en activos fijos
  • Análisis del nivel de existencias
  • Análisis de los cobros pendientes
  • Decisión sobre distribución del beneficio
  • Análisis del endeudamiento con entidades ajenas a la empresa

El seguimiento de las fases propuestas para desarrollar un Plan de Empresa no ayuda a no olvidar temas esenciales, que van a afectar al futuro de nuestra empresa.

Es posible que pensemos que la descripción de un Plan de Empresa no es más que una bonita declaración de intenciones. Quizá en muchos casos sea así, pero lo cierto es que si no se plantean criterios de futuro que se cumplan nunca llegaremos a desarrollar una actividad empresarial. Se quedará en el “cajón de los recuerdos” como un objetivo no cumplido.

 

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